Tipps und Tricks für Anwender
Bist du bereits Anwender des digitalen Meldewesens? Dann findest du hier hilfreiche Tipps und Tricks, wie du dir den Umgang mit dem digitalen Meldewesen erleichtern kannst. Jeder Tipp bzw. Trick ist mit einer Nummer versehen, das macht uns das referenzieren etwas leichter. Diese Seite wird laufend erweitert. Sollte dir etwas fehlen, darfst du dich gerne bei uns melden.
Übersicht
#1 Anzahl Personen von Beginn an korrekt hinterlegen
#2 Automatischer E-Mail-Versand
#3 Maximale Aufenthaltsdauer von 22 Tagen
#11 Meldeschein verifizieren, erst danach kann der Gast die Gästekarte aktivieren
#21 Gästekarte ist aktiviert und An- / Abreisedatum muss korrigiert werden
#22 Gästekarte ist noch nicht aktiviert und An- / Abreisedatum oder die Mitreisenden müssen korrigiert werden
#23 Verwerfen
#31 Checkin und Checkout richtig anwenden / automatisches Checkout
#32 Meldescheine für die Statistik auschecken
#41 Mit CSV-Vorlage Meldescheine importieren
Schulungsvideo vom 20.11.20 (Dialekt)
Gerne stellen wir dir im Folgenden das Schulungsvideo 📼 für das digitale Meldewesen zur Verfügung.
Bevor es jedoch losgehen kann, bitten wir dich, deine E-Mail-Adresse anzugeben. Bitte verwende dabei die E-Mail-Adresse 📩, die du ansonsten auch für deine Vermietung (im Deskline / WebClient), dein Geschäft, etc. verwendest bzw. die E-Mail-Adresse, an die die Bestätigung der Vertragsangaben für den Partnervertrag verschickt wurde.
Und jetzt wünschen wir viel Spass bei der Schulung "Digitales Meldewesen"!
Meldeschein erstellen
#1 Anzahl Personen von Beginn an korrekt hinterlegen
Wird ein Meldeschein manuell über den MeldeClient erstellt, bitte initial die richtige Anzahl an Personen hinzufügen. Der Gast kann nicht selber Personen hinzufügen. Das ist nur beim generischen Quick Check-In (siehe "Link erzeugen") möglich.
#2 Automatischer E-Mail-Versand
E-Mails können im MeldeClient manuell über die "Optionen" ausgelöst werden. Der MeldeClient versendet den Quick Check-In 14 Tage vor Anreise des Gastes automatisch. Füllt der Gast den Quick Check-In nicht aus, dann wird 2 Tage vor Anreise nochmals eine Erinnerungs-E-Mail verschickt. Sobald der Gast seine Daten vervollständigt hat, wird automatisch das E-Mail zur Aktivierung der Gästekarte ausgelöst. Beim betätigen des "Checkin" wird zudem ein automatisches Willkommens-E-Mail an den Gast versendet.
#3 Maximale Aufenthaltsdauer von 22 Tagen
Meldescheine können mit einer maximalen Aufenthaltsdauer von 22 Tagen erstellt werden. Übernachtet ein Gast / Eigentümer länger ist die 22 Tage in der Unterkunft, so kann der Meldeschein bequem dupliziert werden. Anschliessend müssen nur noch das An- und Abreisedatum angepasst werden.
Link erzeugen
#11 Meldeschein verifizieren, erst danach kann der Gast die Gästekarte aktivieren
Hat ein Gast einen Meldeschein über den generischen Link erfasst (siehe Funktion "Link erzeugen"), so muss der Meldeschein noch verifiziert (bestätigt) werden. Bitte die Anzahl der Mitreisenden kontrollieren! Anschliessend kann via Optionen das «Mail für digitale Gästekarte senden» angeklickt werden, damit der Gast die Gästekarte aktivieren kann. Wird ein Meldeschein über die Funktion "Meldeschein erstellen" erfasst, so ist dieser Meldeschein immer schon verifiziert.
Meldeschein anpassen
#21 Gästekarte ist aktiviert und An- / Abreisedatum muss korrigiert werden
Hat ein Gast seine Gästekarte bereits aktiviert und das An- oder Abreisedatum muss nachträglich angepasst werden, dann kann nur noch das Abreisedatum angepasst werden. Es empfiehlt sich hier, den Meldeschein zu verwerfen und einen neuen Meldeschein auszustellen. Alternativ kann man dem Gast einen neuen Meldeschein mit dem fehlenden Datum/Daten zustellen oder den generischen Link zustellen. So kann der Gast die Daten selber nacherfassen.
#22 Gästekarte ist noch nicht aktiviert und An- / Abreisedatum oder die Mitreisenden müssen korrigiert werden
Hat ein Gast seine Gästekarte noch nicht aktiviert, dann können alle Meldedaten noch angepasst werden. Auch das Hinzufügen und/oder Entfernen von Mitreisenden ist noch möglich. Wichtig ist, nachdem die Anpassungen erfolgt sind, der Quick Check-In nochmals ausgelöst wird.
#23 Verwerfen
Solange ein Meldeschein noch nicht ausgecheckt ist, kann der Meldeschein verworfen werden. Verworfene Meldescheine werden nach 42 Tagen endgültig aus dem MeldeClient gelöscht.
Meldeschein abschliessen
#31 Checkin und Checkout richtig anwenden / automatisches Checkout
Wie in #2 bereits erwähnt, wird beim Checkin ein automatisches Willkommens-E-Mail an den Gast ausgelöst. Ist der Checkin einmal aktiviert, so wird der Meldeschein automatisch 9 Tage nach der Abreise des Gastes ausgecheckt. Du kannst den Checkout aber auch manuell ausführen. Nach dem Checkout kann der Meldeschein nicht mehr bearbeitet werden und die Übernachtungszahlen fliessen in die Statistik mit ein.
#32 Meldescheine für die Statistik auschecken
Meldescheine, die nicht ausgecheckt werden, fliessen nicht in die Logiernächtestatistik. Wir sind dir entsprechend dankbar, wenn du gelegentlich abgeschlossene Meldescheine auscheckst. Der Checkin muss dafür nicht nochmals betätigt werden.
Folgendes gilt es beim CSV-Import zu beachten:
- Pro Unterkunft (Leistungsträger) 1 CSV-File;
- Die Betriebsnummer bzw. Objektnummer deiner Unterkunft muss im CSV hinterlegt werden (siehe Feld A3). Die Objektnummer kannst du bei der Aletsch Arena AG anfragen;
- Folgende Felder müssen zwingend ausgefüllt sein: exportdate, betriebsnr, id, firstname, lastname, birthdate, arrivaldate, departuredate, nationality, zipcode, city, country, canton, gueststatus, maintravellerfid;
- Wenn der Gast Hauptreisender ist, dann verwende für die maintravellerrefid und die ID die selbe Nummer. Die ID kann frei gewählt werden, muss aber pro Vermieter eindeutig sein.
- Welches Format pro Feld berücksichtigt werden muss, ist auf dem untenstehenden Bild ersichtlich;
- Die Felder "id" und "maintravellerfid können identisch sein und frei definiert werden. Diese Felder dürfen jedoch nur aus Zahlen bestehen und keine Sonderzeichen enthalten.
- Bei "gueststauts" kann es folgende Statis geben: awaited, arrived, departed, notArrived
Anleitung für noch mehr Details
Möchtest du dich noch detaillierter über das digitale Meldewesen und deren Anwendung informieren?